Как правильно не соблюдать график отпусков

Очень часто в компаниях не соблюдается график отпусков. Формально он утверждается, но сотрудники берут отпуск по своему желанию и в удобное для них время, подав заявление.
Отпуска оформляются приказом, и есть важный момент, который касается того, что с приказом сотрудника необходимо ознакомить.

Рассмотрим, насколько правомерным является несоблюдение графика, обязательна ли подпись сотрудника на приказе, как все это регулируется законодательством, и какие есть решения для данных ситуаций.

Для оформления и учета отпусков Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 утверждены унифицированные формы № Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику» и № Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам» (Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1).

Отметим, что форму приказа о предоставлении отпуска работодатель может разработать самостоятельно.В приказе следует указать номер и дату его составления, табельный номер, Ф.И.О., должность работника, структурное подразделение, в котором он работает, период работы, за который предоставляется отпуск. Периодом работы является рабочий год.

Приказ подписывается руководителем организации или уполномоченным лицом.

С приказом работника необходимо ознакомить под подпись. Если работник отказывается ставить свою подпись, то работодателю следует подготовить соответствующий акт.

Извещение работника о времени начала отпуска не позднее чем за две недели до его начала - обязанность работодателя, установленная ч. 3 ст. 123 Трудового кодекса РФ.

Работодатель самостоятельно определяет формы и способы выполнения данного требования.
Это могут быть отдельные извещения работникам, ознакомительные листы и ведомости, заблаговременная подготовка проектов приказов (распоряжений) о предоставлении отпусков и ознакомление с ними работников не позднее чем за две недели до начала отпуска, также возможно внесение изменений в форму № Т-7, дополнив ее графами 11, 12. В одной из них работник сможет расписаться в том, что дата начала отпуска ему известна, а в другой - указать дату уведомления о начале отпуска (Письма Роструда от 22.03.2012 № 428-6-1 и от 30.07.2014 № 1693-6-1).

Неисполнение работодателем обязанности по своевременному извещению работников о начале отпуска может быть признано контролирующими органами нарушением норм трудового законодательства, за что работодатель может быть привлечен к административной ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

«Статья 5.27. Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права

1. Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, если иное не предусмотрено частями 3, 4 и 6 настоящей статьи и статьей 5.27.1 настоящего Кодекса, -
влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1 000,00 до 5 000,00 руб.; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от 1 000,00 до 5 000,00 рублей; на юридических лиц - от 30 000,00 до 50 000,00 руб.».

Кроме того, нарушение работодателем срока извещения работника о времени начала отпуска может повлечь нарушение работником, допущенное не по его вине, установленного порядка ухода в отпуск. Работодатель по письменному заявлению работника будет обязан перенести отпуск на другой срок, согласованный с работником (ч. 2 ст. 124 ТК РФ).

Согласно ч. 2 ст. 123 ТК РФ работнику предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск на основании графика отпусков, а не на основании заявления. То есть работодатель обязан известить работника о времени начала отпуска под подпись не позднее чем за 2 недели до его начала (ч. 3 ст. 123 ТК РФ), а работник не обязан предупреждать работодателя о своем уходе в отпуск.

Но в некоторых случаях оформление заявления обязательно, например, при предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска тем работникам, которые вправе получить его до истечения 6 месяцев непрерывной работы в организации (ст. 122 ТК РФ). В указанных случаях заявление составляется в произвольной форме на имя руководителя.

Во всех остальных ситуациях достаточно только приказа.

График отпусков должен быть утвержден не позднее чем за две недели до наступления календарного года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).

Как правило, работодатель истребует у работников информацию о планируемых датах отпусков. На основании полученных сведений и составляется график. Он подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации или уполномоченным на то лицом подписью на графике.

Если на предприятии есть первичная профсоюзная организация, то график необходимо согласовать с ней (ч. 1 ст. 123, ст. 372 ТК РФ).

Помимо ежегодных основных оплачиваемых отпусков в графике указываются дополнительные отпуска и отпуска, которые не были использованы работниками в течение текущего года и были перенесены на следующий год.

Важно помнить, что отпуска без сохранения заработной платы в графике не указываются, это следует из Указаний по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1), где сказано, что форма № Т-7 применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам.

В графике могут указываться отпуска внешних совместителей. Для этого нужно запросить от внешнего совместителя информацию о датах отпуска по основному месту работы.

Изменения могут быть внесены в график отпусков в следующих случаях:
1. При переносе отпуска с согласия работника (ст. 124 ТК РФ, Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты).

«Ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен или перенесен на другой срок, определяемый работодателем с учетом пожеланий работника, в случаях:
- временной нетрудоспособности работника;
- исполнения работником во время ежегодного оплачиваемого отпуска государственных обязанностей, если для этого трудовым законодательством предусмотрено освобождение от работы;
- в других случаях, предусмотренных трудовым законодательством, локальными нормативными актами.

2. При отзыве работника из отпуска (ч. 2 ст. 125 ТК РФ).

Поскольку в форме № Т-7 нет специальной графы для внесения сведений об отзыве, можно воспользоваться графой 10 «Примечание». В ней следует указать, что работник был отозван из отпуска, и проставить дату отзыва. В графе 8 нужно отразить реквизиты приказа об отзыве из отпуска, а в графе 9 - дату начала использования оставшейся части отпуска.

3. При приеме новых работников после утверждения графика отпусков.
Порядок внесения изменений в график отпусков для этой категории работников не установлен. В настоящее время на практике применяются два варианта отражения отпусков, каждый из которых не противоречит действующему законодательству.

Вариант 1. К действующему графику отпусков нужно оформить приложение по унифицированной форме № Т-7 и внести в него сведения об отпусках новых работников.

Приложение необходимо утвердить, предварительно согласовав с профсоюзом при его наличии в организации (ч. 1 ст. 123, ст. 372 ТК РФ).

Вариант 2. В действующий график отпусков, утвержденный до приема нового работника (ч. 1 ст. 123 ТК РФ), не вносят никакие изменения (дополнения).

При желании уйти в отпуск работнику необходимо направить работодателю заявление в произвольной форме. В случае достижения договоренности о дате начала отпуска работодатель издает приказ о предоставлении отпуска и составляет записку-расчет. Сведения об отпуске заносятся в личную карточку работника.

Для целей соблюдения положений ТК РФ рекомендуется принять локальный нормативный правовой акт, в котором будет установлен порядок внесения изменений в график отпусков.

В статье 22 ТК РФ установлена обязанность работодателя знакомить работников под роспись с локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью.

Тем не менее, хотя ст. 22 ТК РФ обязывает знакомить под роспись сотрудника с локальными актами, она не уточняет, идет ли речь об оригиналах или копиях.

Таким образом, будет правомерной отправка локальных актов сотрудникам по электронной почте и получение подписи работников в листе ознакомления. (Судебная практика: Определение Новосибирского областного суда от 19.05.2016 по делу № 33–4644/2016, Определение Приморского краевого суда от 06.03.2014 по делу № 33–1126).

Если работнику нужна заверенная копия документа, то он вправе затребовать ее со ссылкой на ст. 62 ТК РФ.

Кроме того, в локальном нормативном акте также может быть закреплен способ ознакомления сотрудников с тем или иным приказом или распоряжением.

В частности, способом ознакомления может выступать электронная рассылка по внутрикорпоративной электронной почте (такая возможность косвенно содержится в Определении Верховного суда № 74-КГ16-23).

Также рекомендуем рассмотреть возможность, предоставляемую ст.6 и ст.9 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», в частности, использование простой электронной подписи при обмене электронными документами, признаваемыми равнозначными документам на бумажном носителе. Т.е. между работником и работодателем может быть заключено соглашение об обмене электронными сообщениями с признанием их юридической силы, при этом, например, в случае с ознакомления с приказом, фактом ознакомления будет считаться автоответ о прочтении письма, пришедший с электронного адреса сотрудника, доступ к которому ограничен.

Судебная практика:
Отказывая работнику банка в иске о признании незаконным приказа об объявлении выговора за невыполнение инструкции по обеспечению экономической безопасности бизнеса в банке, выразившееся в одобрении выдачи кредита лицу, предоставившему не соответствующие действительности сведения о себе, суд отклонил его довод о том, что данная инструкция не представлялась ему для ознакомления.

При этом арбитры приняли во внимание, что согласно выписке из архива электронной почты директора департамента безопасности банка данная инструкция направлялась истцу с целью ознакомления. Доступ к электронной почте имел только истец, что он не оспаривал. С порядком использования корпоративной электронной почты истец был ознакомлен, что подтверждалось его подписью в листе ознакомления с локальными нормативными актами банка (Определение Приморского краевого суда от 06.03.2014 по делу N 33-1126).

Таким образом:

В соответствии с ТК РФ, предоставление ежегодных отпусков работникам должно осуществляться на основании утвержденного графика отпусков. В этот график могут вноситься изменения (в данном случае по согласию работодателя и работника).
Работодатель обязан уведомить сотрудника о предоставлении ему отпуска не позднее, чем за две недели до начала отпуска посредством ознакомления с приказом.
Несоблюдение норм ТК может повлечь для работодателя административную ответственность (штраф от 30 до 50 тыс. руб.)

Поэтому, для целей соблюдения законодательства рекомендуется следующее:
1) разработать локальный нормативный акт, регламентирующий разработку ежегодного графика отпусков, а также возможности внесения в него изменений;
2) утверждать ежегодный график отпусков, а при уточнении сотрудником даты планируемого отпуска вносить в график изменения, но не позднее, чем за две недели до планируемого отпуска;
3) использовать унифицированную форму приказа о предоставлении отпуска сотруднику;
4) обеспечить ознакомление сотрудника с приказом посредством его подписания.
5) Рассмотреть возможность и целесообразность проработки и внедрения на предприятии обмена электронными сообщениями, включая внутренние положения, устанавливающие регламент такого обмена.